Le plan de management de projet est un document qui regroupe l’ensemble des informations nécessaires pour le pilotage du projet. Il contient à la fois le quoi et le comment du projet. Quelle est son utilité et dans quels contextes l’utiliser ?
Qu’est-ce que le plan de management de projet ?
Le management de projet, ou la gestion de projet, vise à organiser du début à la fin le déploiement d’un projet. Que ce soit dans l’informatique, dans une formation ou bien dans un projet urbain, on peut définir quatre grandes étapes de réalisation d’un projet :
- Analyser les besoins et lancer le projet
- Construire et planifier
- Conduire et piloter
- Clôturer et évaluer
On établit un plan de management de projet qui regroupe toutes les informations nécessaires à son pilotage. Il sert de référence entre toutes les parties prenantes. Il détermine les processus à appliquer et fixe un rôle à chacun.
Avantages
Le plan de management de projet simplifie les échanges entre le chef de projet et les équipes en charge de le réaliser. En tant que document référent, il limite les échanges de mails.
Mais le gain de productivité ne s’arrête pas à cet aspect. Il permet aussi de :
- Mieux prévoir les événements et les risques
- Réduire les efforts et les coûts : la programmation des tâches permet d’y passer moins de temps
- Proposer une planification réaliste, mission après mission
- Résoudre les problèmes plus rapidement : avec un plan qui a prévu les risques auparavant, et les solutions à y apporter, les aléas sont mieux gérés
- Communiquer rapidement et au bon moment
Risques
Le risque du plan de management réside dans le fait qu’il peut être trop détaillé. Alors, il n’existe plus de marge de manœuvre aux équipes en charge de la réalisation. On perd du temps à contrôler des choses qui n’ont pas lieu d’être.
Le détail du plan étape par étape
L’analyse des besoins va permettre d’évaluer la faisabilité, en termes techniques, financiers ou humains. On fera une estimation des ressources nécessaires et on identifiera les personnes-clés. On déterminera les objectifs à atteindre via la réalisation de ce projet.
La phase de construction et de planification s’avère la plus importante, ou en tout cas la plus délicate. Il faudra dans un premier temps s’accorder sur les livrables : qu’est-ce que le projet doit me donner comme résultats ? On réfléchira aussi aux risques (majeurs ou mineurs, probables ou non) ainsi qu’aux moyens de les prévenir.
On définira avec précision la liste des processus et des tâches à accomplir. Pour chacune d’elle, on déterminera les acteurs en charge de leur réalisation, la durée de la tâche, son enchaînement logique avec les autres. Enfin, la planification s’attachera à poser des jalons (étapes à valider avant de passer aux suivantes) et prioriser les actions.
Grâce à différents outils tels que le diagramme de GANTT, la méthode PERT ou la matrice des risques, on obtient donc un plan de management de projet détaillé sur lequel s’appuyer pour conduire et piloter le projet.
Dans cette troisième phase, on va animer et relancer les équipes. Le plan sert de base à l’établissement d’indicateurs d’avancement. C’est l’étape de réalisation, parfois la plus longue, parfois la plus courte.
Enfin, on validera par une réunion de clôture les livrables, s’ils sont conformes aux objectifs attendus. On élabore et on diffuse la documentation. On peut aussi en profiter pour capitaliser sur l’expérience et repérer les erreurs pour ne pas les reproduire.
Le plan de management de projet est indispensable pour ne pas s’éparpiller et gagner du temps à l’étape de réalisation. Il permet de planifier efficacement les ressources et de piloter via des indicateurs d’avancement.
