L’organisation d’un séminaire de direction est une tâche bien lourde qui demande beaucoup de minuties et de savoir-faire de votre part. Sans être un professionnel, il est parfois difficile de s’y mettre sans être en proie à un stress et une angoisse constante. Pour que l’événement soit un succès, vous devez a priori donner le meilleur de vous-mêmes, sans oublier le fait de prendre les bonnes décisions. Pour ce faire, il y a plusieurs paramètres qui entrent en jeu.
Bien définir les objectifs
Avant tout, l’organisation et la préparation d’un séminaire de direction se font étape par étape. Il s’agit en effet du seul moyen qui vous permet de réussir votre événement d’entreprise. Dans ce sens, il vous est conseillé de toujours commencer par définir les objectifs, les buts et les finalités d’un tel événement. Cela vous permet entre autres de savoir pour quelle raison vous devrez organiser cette rencontre. Pour consolider l’équipe, pour travailler tout en se relaxant ou pour prendre des décisions importantes ? La réponse à cette question présente un réel impact sur la nature de l’événementiel que vous devez mettre sur pied. Cela fait, vous pouvez désormais vous attarder aux thèmes à aborder. En règle générale, ce sujet doit être discuté entre les participants. Il semble ainsi plus judicieux d’en parler d’abord à votre supérieur hiérarchique ou au reste de votre équipe pour connaître leurs avis concernant le thème en question. Vous pourrez par la suite penser aux supports de communication, au décor, etc. Lorsque vous avez défini le thème et le type d’événement à organiser, vous pourrez enfin établir le budget nécessaire. En vous mettant dans la peau d’un organisateur et un planificateur, vous devez savoir maîtriser le budget qui se trouve à votre disposition. Toutefois, prenez quelques marges pour prévenir les dépenses supplémentaires. Cela dit, rendez-vous sur ce site seminaire-direction.com pour en savoir plus sur la préparation d’un séminaire de direction.
Le choix du lieu et de la date
Dans la deuxième étape, votre mission consiste à choisir la date parfaite pour le séminaire. En toute logique, vous devez une fois de plus consulter votre supérieur hiérarchique afin qu’il puisse ajuster son emploi du temps. Effectivement, les agendas des dirigeants d’entreprise jouent un rôle crucial dans le choix de la date d’événement. Quoi qu’il en soit, il serait mieux de miser sur les débuts de semaine pour une telle organisation. De cette manière, les participants auront encore la tête froide. Ensuite, penchez-vous particulièrement sur le choix du lieu. Contrairement aux teams building, ce type d’événement est assez sérieux. C’est la raison pour laquelle il est préférable de choisir un espace atypique. On fait ici référence à un cadre où les participants pourront travailler dans les meilleures conditions, tout en profitant d’une ambiance unique. Pour cela, les salles modulables ou les espaces coworking feront un excellent choix.
Et pour le jour J ?
Vous avez travaillé durant tout ce temps pour mettre en œuvre un événement d’une telle importance. Pour la dernière ligne droite, il y a les préparations de dernières minutes le grand jour. Pour avoir la certitude que l’événement se déroule comme vous l’avez prévu, commencez par vérifier si tous les participants attendus sont bel et bien présents. Assurez-vous également que tous les équipements logistiques sont en place et qu’ils fonctionnent correctement. Par ailleurs, il importe de vérifier que toutes les prestations sont exactement comme vous les avez souscrites. Certes, aucune imprévue ne devrait pas avoir lieu. En cas de problèmes dans l’organisation, il est toujours possible de demander l’accompagnement d’un professionnel du domaine telle une agence spécialisée dans l’événementiel même pendant le jour J du séminaire. Cela vous permet d’alléger considérablement vos tâches et de vous concentrer uniquement sur la présentation.
